Project Management Office (PMO)/ Văn phòng hay Phòng Quản lý dự án.

PMO là nơi lưu giữ tất cả những dữ liệu, thông tin về các dự án (Historical) do tổ chức, công ty thực hiện. Những tài liệu này bao gồm:
+ Đánh giá việc việc thực hiện dự án, những bài học kinh nghiệm
+ Kiểm định thành quả của dự án, những gì dự án đã hoàn thành,
+ Là nguồn tham khảo cho các dự án tương tự trong tương lai của Công ty.

Khi dự án đã hoàn tất hay thậm chí bị hủy bỏ, thì tất cả những tài liệu liên quan phải được lưu giữ trong kho tài liệu của PMO. Bởi vì, một dự án được triển khai đòi hỏi nhiều nguồn lực, những nguồn lực đó có thể từ các phòng ban chức năng khác nhau (functional department), vì vậy phải có một nơi để tập hợp lại tất cả các dữ liệu của dự án. Đó chính là vai trò của PMO.

Trong quá trình triển khai dự án của Công ty, PMO cùng với các giám đốc dự án/Project Managerment (PM) của dự án sẽ làm nhiệm vụ giám sát, điều phối và quản lý sao cho dự án triển khai theo định hướng và đạt được mục tiêu ban đầu đã đặt ra.

Bên cạnh đó PMO có vai trò lớn nhất trong việc lập các kế hoạch chiến lược quản lý dự án (Strategic Role). PMO làm việc cùng với các lãnh đạo, quản lý cấp trên của Công ty để lựa chọn những dự án phù hợp nhất với những mục tiêu phát triển chiến lược của Công ty và cũng mang lại lợi nhuận cao nhất để triển khai. Việc này có thể được tiến hành thông qua việc kết hợp phân tích tỉ số chi phí-lợi nhuận và đánh giá, cho điểm ..... để phân tích, lựa chọn.

Ngoài ra PMO còn có vai trò quan trọng khác là giám sát các dự án đang triển khai- Governance Role. Đây là chức năng không thể thiếu với mọi PMO, PMO giám sát các dự án đang triển khai trong tổ chức, công ty đảm bảo đúng qui định, quy trình, thủ tục của dự án.

Tóm lại nhiệm vụ của một PMO như sau:

1. Cung cấp các quy trình, phương pháp luận và các tiêu chuẩn để quản lý dự án
PMO là nơi xây dựng ra các qui định, qui trình, biểu mẫu (best practices, principles, templates ) và việc chuẩn hóa các quy trình này cho phép các giám đốc dự án /PM có thể áp dụng chúng vào hầu hết tất cả các dự án khác nhau.

2. Đảm bảo các chuẩn hóa, nguyên tắc quản lý dự án được áp dụng
PMO là nơi phát triển đồng thời cũng là bộ phận theo dõi, giám sát để đảm bảo quá trình quản lý dự án được áp dụng theo đúng qui định, quy trình và nguyên tắc của tổ chức, công ty.

3. Thu thập dữ liệu dự án và thông tin sản phẩm phục vụ công tác kiểm tra
PMO tiến hành thu thập thông tin của tất cả các dự án đang được triển khai trong Công ty, tổ chức từ các giám đốc dự án. Những thông tin này sẽ được cập nhật, bổ sung thường xuyên vào hồ sơ lưu trữ của Công ty, tổ chức bản cứng hoặc bản mềm để có thể dễ sàng truy xuất, sử dụng khi cần.

4. Đưa ra chỉ dẫn hay hỗ trợ cho các PM
Với nhiệm vụ này, PMO có thể được liên tưởng như một "Centre of excellence" trong lĩnh vực quản lý dự án. Trên thực tế khi triển khai dự án, chúng ta sẽ gặp phải rất nhiều vấn đề mà một mình giám đốc dự án không thể kiểm soát, những lúc như vậy PMO là cơ quan tham vấn quan trọng nhất. Ngoài nhiệm vụ này, PMO còn có nhiệm vụ tổ chức các lớp huấn luyện đặc biệt cho các giám đốc dự an nếu cần thiết, hoặc cho những PM mới vào tổ chức để họ hiểu được cách thức vận hành và quản lý dự án của Công ty, tổ chức như thế nào.

5. Quản lý và điều phối Programs hoặc Portfolios
Đối với những Công ty, tổ chức lớn có nhiều dự án hoặc nhiều chương trình dự án lớn thì vai trò và nhiệm vụ của PMO là vô cùng cần thiết. Bởi một giám đốc dự án không thể quản lý được một chương trình dự án lớn bao gồm nhiều dự án hoặc không thể quản lý hết tất cả các dự án lớn nhỏ. Trong trường hợp đó (Program hay Portfolio) thì Văn phòng/phòng quản lý dự án- PMO tỏ ra là một lựa chọn sáng suốt nhất.

Trong lĩnh vực dầu khí có rất nhiều dự án đầu tư lớn, hoặc một dự án lớn có rất nhiều phase (thiết kế, thi công, lắp đặt - chạy thử), mỗi dự án nhỏ của dự án lớn đó (Xây dựng Nhà máy: dự án thiết kế thi công cầu cảng, đường trượt, nhà xưởng, nhà văn phòng) hoặc mỗi phase đó... có thể cần một giám đốc dự án, các giám đốc dự án được quản lý bởi Văn Phòng dự án/PMO?.